Cuota de administración en Colombia

Si usted compra un apartamento en un edificio sometido a propiedad horizontal, pasa a ser dueño de su unidad y copropietario de las áreas comunes. También asume un pago periódico, la cuota de administración, que es el aporte a los gastos comunes y que en otros países se conoce como HOA o condo fees. Esta guía explica lo que dice la Ley 675 de 2001 sobre ese pago: qué se paga y por qué, cómo se fija la parte de cada propietario, qué ocurre cuando el vendedor deja cuotas sin pagar y qué conviene pedir antes de comprar.

¿Qué es la cuota de administración y quién fija su valor?

La cuota de administración es el aporte de cada propietario a los gastos necesarios de los bienes comunes. No existe una tarifa nacional. La cuota de cada propietario es el coeficiente de copropiedad aplicado al presupuesto aprobado por la asamblea de propietarios. Según el art. 38 num. 4, la asamblea es el órgano que aprueba el presupuesto anual y las cuotas para gastos ordinarios o extraordinarios.

El art. 29 dice que los propietarios deben contribuir a las expensas comunes necesarias según lo previsto en el reglamento de propiedad horizontal. El parágrafo 2 agrega que el deber de pagar aplica aunque usted no habite la unidad o no utilice un determinado servicio común. La ley también hace obligatorio el seguro que cubre los bienes comunes contra incendio y terremoto (art. 15, par. 1). El impuesto predial es una cuenta aparte, pero el predial de cada unidad privada ya incluye su parte de los bienes comunes (art. 16, par. 1); vea cómo funciona el predial para un propietario extranjero.

¿Cómo se calcula su parte de los gastos?

Los arts. 3 y 25 explican el coeficiente de copropiedad, que se fija en el reglamento. Define tres cosas a la vez: su parte de los bienes comunes, su peso de votación en la asamblea y la proporción en que usted contribuye a las expensas comunes mediante las cuotas de administración ordinarias y extraordinarias. La excepción son los casos en que aplican módulos de contribución, como en algunos edificios comerciales o de uso mixto, donde las contribuciones siguen esos módulos.

Como regla general, el art. 26 dice que los coeficientes se calculan con base en el área privada construida de cada unidad con relación al área privada total. Por eso, unidades de áreas distintas pueden tener cuotas distintas. Lea el coeficiente en el reglamento en lugar de fiarse del número de un vecino.

Ese mismo coeficiente es también su voto. Según el art. 37, el voto de cada propietario equivale a su coeficiente, y las decisiones tomadas debidamente obligan a los propietarios ausentes y disidentes. Según el art. 39, la asamblea se reúne en sesión ordinaria por lo menos una vez al año, con citación de por lo menos 15 días calendario de anticipación. Según el art. 47, las actas deben ponerse a disposición de los propietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes a la reunión, y el administrador debe entregar copia a quien la solicite.

¿Qué pasa si el vendedor debe administración?

El art. 29 dice que el propietario anterior y el nuevo son solidariamente responsables por las cuotas que el anterior haya dejado sin pagar al momento de la transferencia. En términos sencillos, comprar un apartamento con cuotas pendientes puede dejarlo a usted respondiendo por ellas, además del vendedor.

La ley incluye un punto de control en la venta. En la escritura de transferencia, el notario exigirá un paz y salvo por contribuciones a expensas comunes, expedido por el representante legal de la copropiedad. Si no existe, la escritura deja constancia de ello, de la solicitud hecha al administrador y de la responsabilidad solidaria del nuevo propietario por las deudas. El art. 51 num. 13 obliga al administrador a expedir el paz y salvo cada vez que cambie el propietario o tenedor de una unidad. La enseñanza práctica es pedirlo con bastante antelación al día de la firma. Vea la guía paso a paso para comprar para ubicar la escritura dentro del proceso.

¿Qué son los intereses de mora, las cuotas extraordinarias y el fondo de imprevistos?

Estas reglas están en los artículos posteriores de la Ley 675. Según el art. 30, el retraso en el pago causa intereses de mora equivalentes a una y media veces el interés bancario corriente certificado por el ente regulador financiero, salvo que la asamblea fije una tasa menor. Mientras dure la mora, la deuda puede publicarse en el edificio, únicamente en lugares sin tránsito constante de visitantes. Según el art. 48, la copropiedad puede iniciar un proceso ejecutivo, y el título ejecutivo es la certificación expedida por el administrador.

El art. 35 prevé un fondo de imprevistos, formado con un recargo no inferior al 1 % del presupuesto anual de gastos comunes. Las cuotas extraordinarias son distintas de la cuota mensual. Según el art. 46 num. 2, las cuotas extraordinarias cuyo total en el año presupuestal supere cuatro veces las cuotas ordinarias necesarias mensuales requieren una mayoría calificada del 70 % de los coeficientes. Si ya se aprobó alguna cuota extraordinaria es algo que las actas permiten ver.

¿Quién paga la administración cuando el apartamento está arrendado?

Para las cuotas ordinarias, el art. 29 hace solidariamente responsables ante el edificio al propietario y al arrendatario (cualquier tenedor de la unidad). Entre arrendador y arrendatario decide el contrato. El art. 9 num. 3 de la Ley 820 de 2003 dice que el arrendatario paga las expensas comunes solo cuando el contrato así lo estipula, de modo que el contrato debe decir quién las paga. El texto de la Ley 820 está disponible en línea, y nuestra guía de arrendamiento de largo plazo explica el resto de las reglas del contrato.

¿Qué debe pedir antes de comprar y a quién debe preguntarle?

Antes de comprometerse con un apartamento, pídale al vendedor o al administrador estos documentos:

• El presupuesto vigente aprobado por la asamblea.
• Las dos últimas actas de asamblea.
• Las cuotas extraordinarias aprobadas, si las hay.
• Un estado de cuenta que muestre que la unidad está al día, y el paz y salvo.

Nuestra lista gratuita de debida diligencia en una página incluye estos puntos. Luego lleve preguntas concretas a la persona indicada:

• Administrador: ¿cuál es el coeficiente de la unidad, cuál es la cuota vigente y puede expedir el paz y salvo y el estado de cuenta antes de la escritura?
• Notaría: ¿qué necesita ver sobre las contribuciones a expensas comunes el día de la firma?
• Su abogado: ¿cómo se aplica el reglamento a este edificio y cómo debe tratar la promesa las cuotas pendientes al cierre?

Esta guía es educativa y no constituye asesoría legal. Los valores y las reglas propios de cada edificio están en su reglamento y en las actas de asamblea.

Preguntas frecuentes

¿Quién paga la administración, el propietario o el arrendatario?

Para las cuotas ordinarias, el propietario y el arrendatario son solidariamente responsables ante el edificio. Entre arrendador y arrendatario decide el contrato, y el arrendatario paga las expensas comunes solo cuando el contrato así lo dice.

¿Qué pasa si el vendedor debe administración?

El propietario anterior y el nuevo son solidariamente responsables por las cuotas que el anterior dejó sin pagar al momento de la transferencia. La notaría exigirá un paz y salvo del representante legal de la copropiedad, y si no existe, la escritura deja constancia de ello y de la responsabilidad solidaria del nuevo propietario.

¿Existe una tarifa nacional para la cuota de administración?

No. La cuota de cada propietario es el coeficiente de copropiedad aplicado al presupuesto aprobado por la asamblea de propietarios.

¿Qué pasa si las cuotas se pagan tarde?

El retraso causa intereses de mora de una y media veces el interés bancario corriente certificado por el ente regulador financiero, salvo que la asamblea fije una tasa menor. La copropiedad también puede iniciar un proceso ejecutivo con base en la certificación del administrador.

¿Pago administración si no vivo en el apartamento?

Sí. La ley dice que el deber de pagar aplica aunque el propietario no habite la unidad o no utilice un determinado servicio común.

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