Ayuda de Conciliación PH: del archivo al cierre

1. Primer cierre en 6 pasos

La pantalla inicial pide copropiedad, mes y nombre o alias del revisor. Ese nombre no verifica su identidad.

1. Importe la cartera del mes desde «Importar archivos».
2. Importe el extracto de la cuenta para ese mismo mes.
3. Revise la evidencia de cada propuesta en «Revisar».
4. Deje los abonos sin confirmar en «Dejar pendiente con motivo».
5. Cierre el mes desde «Revisar cierre».
6. Prepare la entrega desde «Ver salidas del mes».

«Continuar: cruzar datos» abre el cruce después de importar. «Generar propuestas» prepara la revisión. La aprobación requiere su decisión. Un pendiente conserva su importe sin asignar. Las copias retenidas requieren revisión antes del cierre.

El administrador decide. La aplicación no certifica pagos ni registra asientos contables. Esta ayuda explica el uso de la aplicación. Para el procedimiento contable general, consulte conciliación bancaria en propiedad horizontal.

Evalúe su proceso

2. Archivos: Excel, CSV, recaudos y cartera

Formatos de archivos

Cargue XLSX, XLSM, CSV, TXT o TSV. Los formatos siguen por validar con archivos reales de su banco. La aplicación registra la huella digital (SHA-256) del archivo original.

Excel y archivos «XLS» del portal

El importador acepta XLSX y XLSM. También lee archivos «XLS» que contienen una tabla HTML o texto con tabulaciones. No lee XLS binario, XLSB, ODS ni PDF. Cambiar la extensión no convierte el archivo.

1. Seleccione el archivo original.
2. Seleccione la hoja que contiene la tabla si aparece el selector.
3. Revise la fila de encabezados.
4. Revise las columnas y los valores de la vista previa.
5. Confirme la importación.

Las hojas ocultas requieren su selección. El lector usa los valores guardados de las fórmulas. No calcula fórmulas ni ejecuta macros. Si falta un valor guardado, recalcule el libro en Excel o LibreOffice antes de guardar una copia.

CSV con filas de título

El lector detecta encabezados después de las filas de título. Si hay varias filas posibles, el selector pide que usted elija la fila de encabezados. Revise el separador, la codificación, el formato de fecha y el formato de importe.

El extracto usa fecha y valor con signo, o fecha con débito y crédito. En débito y crédito, solo una columna puede tener un valor distinto de cero. Esos valores no llevan signo negativo. Todas las fechas deben corresponder al mes seleccionado.

El perfil bancario se recuerda por cuenta en este navegador. Se aplica solo si coinciden los encabezados y su orden. Si cambian, revise la asignación de columnas. Prepare un extracto de una cuenta y un mes; no importe dos veces esa cuenta y mes.

Cartera: columnas, edades y varios pagadores

Puede asignar propietario, arrendatario, apoderado y otras columnas de pagadores. Una celda puede contener varios pagadores separados con |. Las referencias también usan |. No cree unidades para hacer coincidir un pago.

El saldo total puede incluir el saldo a favor o requerir que se reste. El selector permite indicar cuál caso corresponde. La vista previa muestra cuota, saldo, saldo a favor, edades, pagadores y filas de origen.

Puede conservar el código original de la unidad o unificar torre y apartamento sin ceros iniciales. La torre opcional se aplica solo a códigos sin torre. Una unidad repetida requiere revisión. No use una torre por defecto si el código puede pertenecer a varias torres.

La cuota debe ser positiva. El saldo puede ser cero. No invente una cuota ni un vencimiento. La cartera queda fija al importar el primer extracto. El mapeo se recuerda para la copropiedad solo si coinciden los encabezados.

Plantillas con datos ficticios: CSV, CSV para Excel y guía de columnas básicas. El CSV para Excel es texto con punto y coma y coma decimal; no es un XLSX.

Asobancaria y desglose de recaudos

«Importar detalle de recaudo» recibe el TXT Asobancaria después del extracto. En la app, el detalle Asobancaria se vincula al abono del extracto y se divide por unidad. No reemplaza el extracto de movimientos.

1. Seleccione la cuenta del recaudo.
2. Cargue el archivo Asobancaria.
3. Revise la comisión del grupo contra el soporte.
4. Seleccione el abono propuesto del extracto.
5. Revise las fechas, la cuenta y los controles.
6. Confirme «Vincular y desglosar» con un motivo.

Para el formato 2001, confirme la escala con el banco. El formato corto requiere confirmación aparte. La comisión puede venir del archivo o de una regla por pago que usted registra. Si el archivo no trae comisión, ese campo usa cero; revise el soporte.

Bruto menos comisión debe coincidir con el abono neto. Los controles fallidos impiden el vínculo. El abono cuenta una vez. Los detalles sin vínculo no aumentan el recibido. Las partidas resultantes todavía requieren revisión.

Para el contexto del banco, consulte recaudo referenciado.

Muestra para un formato por validar

1. Abra Preparar una muestra de archivo.
2. Seleccione una copia local.
3. Revise cada valor que se conserva.
4. Oculte los datos que no desea compartir.
5. Descargue la muestra revisada.

La herramienta reemplaza datos detectados; no garantiza anonimato. Fechas, importes y unidades se conservan por defecto. La muestra de Excel es un CSV de la hoja elegida. La herramienta no envía archivos ni guarda datos en el navegador. Usted decide si comparte la copia.

3. Revisión: evidencia, motivos y deshacer

La confianza no es una probabilidad ni confirma quién pagó. La evidencia muestra referencias, importes, unidades propuestas y conflictos. Las filas de origen permiten comparar con los archivos. Un importe igual por sí solo no prueba la unidad.

Los atajos no actúan mientras escribe. «Deshacer (Z)» aparece después de una decisión. Después de ese plazo, «Revertir decisión» permite volver a revisar en un mes abierto. El historial conserva la reversión.

«Ver o escribir motivo» muestra el motivo automático y permite escribir otro. El motivo automático describe la propuesta y sus límites; no afirma que usted revisó un soporte. Una aprobación escrita lleva «Escrito:». Dejar pendiente también admite un motivo predeterminado. Escriba el detalle cuando ese motivo no explique el caso.

1. Seleccione «Aprobar las … de confianza alta» para abrir el resumen del grupo.
2. Revise cada fila del resumen.
3. Indique el revisor.
4. Escriba o seleccione un motivo para el grupo.
5. Marque la confirmación de revisión de todas las consignaciones.
6. Confirme las aprobaciones.

Ninguna propuesta del grupo se aprueba sin esa confirmación. Para investigar pendientes, consulte consignaciones sin identificar.

4. Pagadores conocidos

La memoria relaciona datos del remitente con una unidad a partir de aprobaciones anteriores de esa copropiedad. Puede usar nombre, cuenta de origen o llave de origen cuando existen. Conserva el mes, el revisor y la decisión de origen.

La memoria nunca da confianza alta por sí sola. Solo puede elevar una propuesta a confianza media. No aprueba pagos automáticamente. Si hay varias unidades o cambia el propietario, el abono queda en revisar.

1. Seleccione un mes abierto.
2. Abra «Edificios».
3. Busque el pagador, la unidad o el revisor en «Pagadores conocidos».
4. Seleccione «Borrar pagador» para quitar esa relación.

«Borrar todos los pagadores» quita todas las relaciones de esa copropiedad. El historial conserva las decisiones y el evento de borrado. No borra los respaldos descargados. «Guardar unidad» permite corregir la unidad de una relación con la cartera del mes.

5. Cierre y entrega

Cierre y paquete de auditoría

El cierre fija las decisiones en la aplicación. Puede conservar pendientes sin asignar con motivo y confirmación. Las copias retenidas impiden cerrar. Reabrir el mes requiere motivo, autorización o política y alcance del cambio.

1. Revise el resumen y los pendientes del cierre.
2. Descargue el paquete del cierre o el paquete de auditoría.
3. Guarde una copia privada.
4. Verifique el paquete antes de entregarlo.

El paquete incluye originales conservados, soportes, decisiones, historial y períodos anteriores relacionados. Puede incluir datos de pagadores conocidos. La exportación de auditoría pide destinatario autorizado, finalidad y confirmación del alcance. No es una copia con datos personales suprimidos.

Las importaciones antiguas pueden carecer de originales. El paquete informa límites de verificación. Una huella SHA-256 sirve para comparar archivos; no prueba autenticidad. La descarga no prueba que se guardó una copia independiente.

El paquete no certifica pagos ni estados financieros. Las constancias no son firma electrónica ni certificación. El nombre, el rol y la hora son declarados. La aplicación no sustituye el acta de asamblea ni la revisión profesional. La antigüedad no autoriza castigos, condonaciones ni ingresos automáticos.

Informe al consejo

«Ver informe del consejo» muestra recibido, asignado y pendiente, con un anexo de evidencia. Incluye pendientes de mayor valor y días desde el movimiento hasta el corte. Compara con el mes anterior solo si existe ese cierre. La comparación no prueba que sean los mismos abonos.

Un mes abierto aparece como borrador. Las copias retenidas quedan fuera de los totales. Los nombres conocidos de residentes y pagadores se ocultan por defecto. Los textos libres pueden contener otros datos personales; revise el informe antes de compartirlo. «Imprimir / guardar PDF» usa la impresión del navegador.

Verificación independiente

1. Abra Verificar un cierre.
2. Cargue el ZIP de auditoría.
3. Cargue el extracto de movimientos que obtuvo del banco con acceso autorizado.
4. Revise la cuenta y el mes.
5. Seleccione «Comparar con el banco».
6. Revise las diferencias y las comprobaciones incompletas.

Use CSV, TXT o TSV para el extracto de esta pantalla. Un detalle de recaudo no cubre los egresos. La verificación trabaja en memoria: no guarda ni envía sus archivos. No verifica la autenticidad del extracto ni sustituye una auditoría profesional.

Para el alcance del acceso bancario, consulte acceso de consulta para el consejo.

Exportación a contabilidad

«Preparar entrega» ofrece recibos aprobados en XLSX con los campos de importación del manual de SIPHO. También ofrece un comprobante contable en XLSX para Siigo y un CSV genérico. Cada opción es una plantilla por validar con su software. No hay integración con SIPHO ni Siigo ni respaldo de sus proveedores.

La entrega usa asignaciones aprobadas; los pendientes quedan fuera. El mapeo permite indicar códigos de unidad y datos contables. El comprobante requiere cuentas, tercero y consecutivo. La aplicación no registra recibos ni asientos en otro programa. La descarga no prueba una importación.

1. Compare la plantilla con la versión de su software.
2. Revise el mapeo con su contador.
3. Revise las filas y el total.
4. Pruebe la importación en una copia no productiva.
5. Compruebe el documento creado y el saldo de cartera en ese programa.

6. Datos y privacidad

Privacidad y acceso

Los archivos se procesan en el navegador. La aplicación guarda allí datos importados, perfiles, pagadores conocidos y decisiones. No los envía a un servidor. No hay sincronización con otro equipo.

Las descargas quedan en su equipo. Usted controla el acceso, el respaldo y el borrado. La demo y la prueba con meses cerrados usan memoria temporal. La aplicación no solicita claves bancarias ni se conecta a su banco.

La aplicación no publica informes ni da acceso automático al consejo. El historial usa un nombre declarado y la hora del equipo; no autentica al revisor. El formulario de diagnóstico envía su correo según el aviso; no incluye archivos de la aplicación.

La vista de varias copropiedades muestra sus cierres por mes. Cada copropiedad conserva sus cuentas y períodos. Seleccione la copropiedad correcta antes de importar. La vista de ejemplo usa datos sintéticos.

El navegador puede borrar los datos locales. El modo privado también puede perderlos al cerrar. Los archivos aún no importados deben seleccionarse de nuevo después de recargar.

1. Abra «Respaldos y datos» después del cierre.
2. Escriba una frase de acceso para cifrar el respaldo.
3. Repita la frase de acceso.
4. Exporte el respaldo.
5. Guarde el archivo en un lugar privado.
6. Conserve la frase de acceso por separado.

Sin frase, el respaldo no se cifra. La frase cifra el archivo, no los datos del navegador. La frase no se puede recuperar. Restaurar un respaldo reemplaza el espacio completo; exporte una copia antes. «Borrar todos los datos locales» borra también los perfiles. No borra archivos descargados ni copias de otros equipos. Una retención declarada puede impedir borrar o reemplazar el espacio.

Use solo datos que esté autorizado a tratar. No comparta listas de morosos, extractos completos ni paquetes de auditoría en enlaces públicos o chats de residentes. Una consulta sobre un abono no prueba una deuda. Revise los destinatarios, la finalidad y los datos incluidos antes de cualquier entrega.

El procesamiento local no elimina los deberes de protección de datos. Esta ayuda es educativa. No determina permisos legales ni plazos de conservación para su caso. Consulte a un abogado o contador colombiano para su caso.

7. Problemas frecuentes

Un archivo con errores no reemplaza los datos guardados. Corrija la causa y vuelva a seleccionar el archivo.

Prepare una muestra local para revisar un formato no reconocido o por validar.

Otras preguntas