Acceso al extracto bancario: consejo y revisor fiscal
La copropiedad puede tramitar acceso de consulta para una persona autorizada si su banco ofrece ese perfil. Los artículos 51 y 55 de la Ley 675 regulan funciones del consejo, sin establecer usuarios bancarios.
Qué es
El acceso de consulta permite a una persona identificada ver los soportes bancarios incluidos en sus permisos. Un perfil para revisión debe excluir transferencias, aprobación de pagos, cambios de beneficiarios y administración de usuarios. Los permisos reales requieren confirmación con el banco.
La página del Portal Empresarial y Corporativo de Davivienda anuncia usuarios consultores, aprobadores y apoderados. También anuncia la descarga de extractos como función del portal. No define el permiso de descarga de cada perfil ni el acceso para toda cuenta de PH.
A quién aplica
En general, la Ley 675 de 2001 distingue las funciones que siguen. El reglamento de propiedad horizontal y las decisiones válidas definen los acuerdos de cada copropiedad.
| Persona u órgano | Alcance para la revisión |
|---|---|
| Administrador | Representa a la copropiedad según el artículo 50. Conserva la responsabilidad contable según el artículo 51, numeral 5. |
| Consejo de administración | Cuando existe, considera las cuentas e informes del artículo 51, numeral 4. Toma decisiones dentro del reglamento según el artículo 55. |
| Revisor fiscal | Controla las operaciones según el artículo 57 y las normas profesionales aplicables. Esa función es distinta de manejar la cuenta. |
| Propietario individual | El usuario bancario y el acceso a documentos de la copropiedad son asuntos distintos. Ninguno da acceso ilimitado a datos personales. |
Las guías del informe del administrador y del revisor fiscal explican esas funciones. La revisión del consejo no reemplaza el trabajo profesional.
Datos personales y alcance de la consulta
La Ley 1581 de 2012, artículo 4, exige finalidad legítima, acceso restringido, seguridad y confidencialidad. Según los artículos 3, 4 y 9, el consentimiento debe ser previo, expreso e informado. El artículo 10 prevé excepciones; las demás garantías sobre datos siguen vigentes. El artículo 13 limita los destinatarios de la información personal.
Un extracto puede identificar a personas que pagan o reciben dinero. Son datos personales según el artículo 3. El nombramiento en el consejo o el permiso bancario no autoriza por sí solo su publicación.
Los controles sugeridos incluyen limitar destinatarios y separar el original de una copia para mayor circulación. Esa copia puede usar totales u ocultar datos personales ajenos a su finalidad. Los deberes profesionales de quien revisa y el alcance legal del acceso requieren su propio análisis.
Pasos
Cómo tramitar el acceso de consulta
Proceso sugerido para los representantes autorizados de la copropiedad. No es un trámite bancario universal:
- Revise el reglamento y el nombramiento o encargo de quien hará la revisión.
- Registre la finalidad, las cuentas, los períodos y los destinatarios autorizados.
- Identifique la base legal para acceder a los datos personales.
- Solicite el perfil de consulta por medio del contacto autorizado ante el banco.
- Pida un usuario individual para quien revisa.
- Limite los productos solicitados a las cuentas de la copropiedad incluidas en la revisión.
- Pida al banco excluir pagos, aprobaciones, cambios de beneficiarios y gestión de usuarios.
- Confirme con el banco los permisos para ver y descargar extractos.
- Revise la lista de permisos sin hacer transferencias ni pagos de prueba.
- Registre quién retirará el acceso al finalizar el cargo.
Como control de seguridad propuesto, las claves quedan con su titular. Un usuario compartido expone los permisos que tiene asignados y dificulta atribuir cada acción.
Alternativas si no hay un usuario bancario separado
| Opción | Límite que debe quedar claro |
|---|---|
| Copia entregada por el administrador | Sirve como soporte; quien revisa no la obtuvo directamente del banco. |
| Descarga observada por quien revisa | El usuario autorizado conserva sus claves. Queda registro de cuenta, período y fuente. |
| Copia del banco para una persona autorizada | Depende del trámite bancario y de la autorización que el banco acepte. |
| Descarga propia con usuario de consulta | Requiere un usuario habilitado conforme al proceso del banco, con permisos sobre la cuenta y la descarga. |
Son rutas propuestas para obtener evidencia, no servicios que todos los bancos prometan. Una copia reenviada por otra persona no equivale a una descarga independiente del banco.
Cómo usar el extracto en la revisión
- Obtenga el extracto completo de la cuenta y el período autorizados.
- Registre cómo obtuvo el archivo.
- Compare el extracto con el cierre y sus soportes.
- Pida el detalle de recaudo para los abonos agrupados.
- Documente las diferencias para revisión del administrador y del contador.
- Conserve por separado el original y la copia limitada para compartir.
Consulte recaudo con referencia para los abonos agrupados. La guía de conciliación bancaria explica el cruce completo. Las consignaciones sin identificar necesitan soporte antes de su aplicación.
Costos
Esta guía no cotiza el acceso bancario. La solicitud puede consultar el costo del paquete, usuarios adicionales, dispositivos de seguridad y copias históricas. La cotización bancaria debe precisar qué cargos aplican.
Documentos
Preparación sugerida: reglamento, acta de nombramiento, soporte de representación legal, lista de cuentas, alcance y constancia de permisos bancarios. El banco define sus requisitos de solicitud. También se revisan los permisos sobre datos personales y cualquier excepción legal.
Plazos
Las normas citadas no fijan una fecha mensual universal para dar un usuario bancario al consejo. Un calendario interno puede cubrir entrega de extractos, revisión y retiro de permisos. Debe respetar el reglamento y el trámite bancario.
Errores frecuentes
- Confiar en el nombre del perfil. La etiqueta no prueba que el usuario carezca de permisos para pagar.
- Compartir sin limitar destinatarios. Un enlace público o un chat grupal puede exponer datos a personas no autorizadas.
- Modificar el original. La copia para compartir no debe reemplazar el soporte original.
- Dejar permisos antiguos. El acceso necesita revisión cuando sale un consejero o revisor fiscal.
- Sacar conclusiones anticipadas. Una diferencia necesita explicación; por sí sola no prueba una conducta indebida.
Excepciones
El perfil, el permiso de descarga y los períodos disponibles requieren confirmación para la cuenta y el portal actuales. La página bancaria citada no garantiza esas funciones para toda copropiedad.
Los artículos citados no resuelven cada disputa sobre acceso al extracto. Un abogado colombiano puede evaluar una solicitud negada y el alcance legal de la entrega. Un contador puede evaluar los soportes necesarios para la revisión acordada.
Fuentes
Consultadas el 26 de octubre de 2026:
- Ley 675 de 2001, artículos 50, 51, 55 y 57.
- Ley 1581 de 2012, artículos 3, 4, 9, 10 y 13.
- Davivienda: funciones del portal empresarial.
Información educativa, no asesoría legal, tributaria ni contable. Consulte a un abogado o contador público colombiano para su caso. Educational information, not legal or tax advice.
Siguiente paso
Solicite la muestra gratuita de la lista de verificación.
Preguntas frecuentes
¿Un consejero puede exigir la clave bancaria del administrador?
Ser consejero no crea un usuario bancario. Una revisión definida puede usar un usuario individual autorizado o copias acordadas del extracto. La clave personal del administrador no es un permiso de revisión.
¿Un usuario de consulta puede hacer pagos?
Un perfil para revisión debe excluir pagos y aprobaciones. Los permisos reales requieren confirmación con el banco. El nombre del perfil no basta.
¿El consejo puede compartir el extracto completo con todos los residentes?
El cargo no elimina las reglas de datos personales. Se revisan finalidad, destinatarios autorizados y base legal. Un informe de mayor circulación puede usar totales o copias limitadas. Un abogado puede evaluar un acceso en disputa.
¿Un PDF reenviado es una descarga independiente del banco?
No. Es una copia entregada por otra persona. En una descarga independiente, quien tiene autorización obtiene el archivo del banco con su propio acceso.
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