Conciliación bancaria en PH: pasos y responsables
La conciliación bancaria en propiedad horizontal compara los movimientos del banco con los registros contables para explicar sus diferencias. La contabilidad sigue bajo responsabilidad del administrador, aunque un contador prepare la conciliación (2022-0602; 2024-0443).
El cruce entre extracto y cartera ayuda a identificar pagos de administración. El cierre bancario también debe considerar los demás movimientos. Esta guía propone una rutina mensual de control; no afirma que exista un plazo legal único para todas las PH.
A quién aplica
Quién prepara, revisa y responde
- Administrador: responde por la contabilidad de la copropiedad. La Ley 675, artículo 51, le asigna esa función bajo su dependencia y responsabilidad.
- Contador: desarrolla el trabajo acordado en su contrato. El concepto 2024-0443, referido a pymes con servicios contables contratados, vincula la preparación de conciliaciones a las funciones pactadas. El trabajo acordado debe prever el apoyo de auxiliares. El contador debe supervisar esas tareas y conserva su responsabilidad profesional.
- Revisor fiscal: ejerce control sobre las operaciones cuando existe ese cargo. Su función es distinta de la administración. El artículo 56 exige revisor fiscal en conjuntos comerciales o mixtos; en edificios o conjuntos residenciales, la asamblea puede decidir tenerlo.
- Consejo de administración: cuando existe, actúa dentro del reglamento para que la copropiedad cumpla sus fines. La DOT 15 describe su supervisión del administrador. Eso no lo convierte en quien prepara los registros contables.
Fuentes para estos papeles: Ley 675 de 2001, arts. 51, 55–57 y CTCP, DOT 15, página 15. Conviene definir por escrito quién entrega soportes, prepara el cierre y revisa los ajustes. Para distinguir al administrador del edificio del administrador de un inmueble, consulte cómo contratar un administrador de inmuebles.
Pasos
Procedimiento mensual de conciliación bancaria
- Defina el corte para cada cuenta bancaria.
- Use el mismo período en el extracto y el auxiliar.
- Compare los saldos iniciales con el cierre anterior.
- Revise las partidas que seguían pendientes.
- Conserve su fecha de origen.
- Cruce los movimientos del período.
- Incluya recaudos, pagos, transferencias y notas del banco.
- Separe las diferencias por causa. Distinga movimientos pendientes de registro, errores y recaudos sin identificar.
- Investigue cada diferencia con sus soportes.
- Registre la explicación y la evidencia que falta.
- Prepare los ajustes que correspondan para revisión contable. No cree un ajuste sin soporte para igualar los saldos.
- Compruebe los saldos finales después de los ajustes aprobados. Explique las partidas que aún separan banco y libros.
- Deje constancia de quién preparó y revisó la conciliación.
- Archive el cierre con los soportes y el registro de pendientes.
Esta secuencia es una propuesta de trabajo, no un formulario oficial. El concepto 2023-0218 indica analizar las diferencias antes de definir los registros respectivos (2023-0218). Para pagos que no se pueden vincular a una unidad, use la guía de consignaciones sin identificar.
Practique con datos de ejemplo
Pruebe la demo de revisión de pagos de PH con datos de ejemplo. La demo funciona en su navegador y no guarda archivos ni decisiones en un servidor. La sesión permanece solo en memoria y se borra al recargar o cerrar. Las descargas quedan en su equipo. No certifica pagos ni registra asientos contables.
Costos e impuestos
Alcance y costos
Esta guía no fija honorarios. Para acordar el alcance, describa las cuentas bancarias, los períodos por revisar, los pendientes anteriores y los soportes disponibles. Distinga la preparación del cierre de la revisión y de la revisoría fiscal.
Documentos
Documentos para el cierre
Lista de trabajo sugerida a partir de la comparación entre banco y libros y de los soportes de recaudo descritos por el CTCP:
- Extracto completo de cada cuenta de la copropiedad.
- Auxiliar de bancos con el mismo corte.
- Conciliación anterior y detalle de partidas pendientes.
- Recibos de caja, comprobantes de egreso y documentos bancarios.
- Cartera por unidad y soportes recibidos de los pagadores.
- Políticas contables y alcance del trabajo contratado.
Para las cuotas que aparecen en los estados de cuenta, consulte la guía de cuotas de administración.
La DOT 15 señala que los recaudos deben tener un recibo de caja o soporte equivalente. Para pagos directos al banco, menciona comprobantes de depósito o documentos bancarios (CTCP, DOT 15, página 37).
Errores comunes
Errores que dejan un cierre incompleto
Comparar solo el saldo final puede ocultar movimientos pendientes. Cruzar solo recaudos deja fuera pagos y cargos bancarios. Asignar una consignación por su valor puede aplicar el dinero a una unidad equivocada. Son riesgos que el procedimiento propuesto busca revisar, sin prometer que los elimine.
El registro de pendientes puede mostrar causa, soporte faltante y responsable de seguimiento. Una diferencia pendiente no equivale por sí sola a cartera morosa. Antes de revisar intereses, consulte la regla de mora en cuotas.
Fuentes
Consultadas el 25 de octubre de 2026: Ley 675 de 2001, arts. 51, 55–57; CTCP, DOT 15; conceptos del CTCP 2022-0602, 2024-0443 y 2023-0218. Las orientaciones del CTCP no resuelven casos particulares.
Información educativa, no asesoría legal, tributaria ni contable. Consulte a un abogado o contador público colombiano para su caso. Educational information, not legal or tax advice.
Solicite la muestra gratuita de la lista de verificación.
Preguntas frecuentes
¿Conciliar el banco es lo mismo que cruzar extracto y cartera?
El cruce de recaudos con cartera es parte de la revisión. La conciliación también compara pagos, transferencias y otros movimientos bancarios con los libros.
¿Quién responde por la contabilidad de la PH?
El administrador mantiene esa responsabilidad según el artículo 51 de la Ley 675. El contrato del contador debe definir el trabajo de preparación y revisión.
¿La conciliación mensual tiene un plazo legal único?
Esta guía propone una rutina mensual de control. Las fuentes citadas no fijan aquí un día de cierre único para todas las PH. Revise el reglamento, las políticas y el contrato.
¿El revisor fiscal reemplaza al contador?
No. El revisor fiscal cumple funciones de control distintas de la administración y la preparación contable. La existencia de ese cargo depende del uso del conjunto y de las reglas aplicables.
¿Tiene un inmueble en Colombia o piensa comprar? El Kit del Propietario en Colombia (US$79) reúne las fechas, los documentos y las preguntas de un propietario. Ver qué incluye.