Consignaciones sin identificar en propiedad horizontal
Qué es
Las consignaciones sin identificar en propiedad horizontal son recaudos que aún no se pueden aplicar a una unidad con los soportes disponibles. El CTCP indica que deben quedar reconocidos en libros y estados financieros mientras se concilian las diferencias (CTCP, DOT 15).
Esta guía explica el control de pagos pendientes para administradores y contadores. Para conocer quién debe pagar y cómo se fija la cuota, consulte la guía de cuotas de administración.
¿Por qué quedan pagos sin identificar?
La DOT 15 describe al propietario que consigna directamente y no entrega el soporte a la administración (página 37). Por su parte, el concepto 2023-0218 enumera causas de diferencias bancarias: transferencias entre cuentas no informadas, notas crédito del banco, movimientos no registrados y errores de registro (2023-0218). Una diferencia bancaria requiere investigación: no demuestra por sí sola que un residente deba dinero.
Pasos
Cómo identificar pagos de administración
Procedimiento de control sugerido, basado en los soportes y la conciliación que describe el CTCP:
- Reúna el extracto y el auxiliar de bancos del mismo período.
- Abra un registro de pendientes.
- Incluya fecha, valor, referencia bancaria y soporte disponible.
- Compare cada movimiento con los recibos de caja y la cartera por unidad.
- Solicite el soporte faltante por el canal de la administración.
- Pida la unidad a la que corresponde el pago.
- Contraste el soporte con el movimiento bancario. Compruebe la cuenta de destino, la fecha, el valor y la referencia disponible.
- Deje pendiente la asignación si la evidencia no permite decidir. Una coincidencia de valor solo sirve como pista.
- Documente la aplicación que revise el responsable contable.
- Conserve el vínculo entre movimiento, soporte, unidad y decisión.
- Compruebe que el movimiento no se haya aplicado antes.
- Solicite al contador la revisión del registro necesario para actualizar la cartera.
La identificación del pago no decide por sí sola su aplicación entre capital e intereses. Para ese punto, consulte la guía de intereses de mora y al profesional que revise el caso.
Cómo prevenir nuevos pendientes
- Defina una referencia de pago por unidad, si el canal bancario la admite.
- Comunique un formato para enviar los soportes.
- Incluya unidad, fecha, valor y referencia.
- Asigne un responsable para revisar los pendientes en cada cierre.
- Conserve las aclaraciones junto al movimiento original.
Son controles propuestos para organizar la evidencia. No garantizan que se identifique cada pago. El procedimiento de cierre está en conciliación bancaria en PH. Para el presupuesto del propietario, consulte los costos de tener un inmueble en Colombia.
Practique con datos de ejemplo
Pruebe la demo de revisión de pagos de PH con datos de ejemplo. La demo funciona en su navegador y no guarda archivos ni decisiones en un servidor. La sesión permanece solo en memoria y se borra al recargar o cerrar. Las descargas quedan en su equipo. No certifica pagos ni registra asientos contables.
Costos
Documentos y costo del trabajo
Esta guía no fija un precio por depurar partidas. Para cotizar el trabajo, describa los períodos pendientes, los soportes disponibles y quién hará la revisión contable.
Documentos
El expediente de revisión puede reunir extractos, auxiliares, cartera, recibos, respuestas y políticas contables.
Errores frecuentes
Errores y saldos antiguos
Evite aplicar dinero solo por el valor, duplicar un recibo o borrar una partida para cuadrar el saldo. El concepto 2023-0545 remite la baja contable al marco técnico aplicable y a los términos legales de prescripción. También exige considerar el juicio de la administración sobre la importancia relativa o materialidad de la partida. No resuelve la consulta jurídica sobre prescripción (2023-0545). La antigüedad, por sí sola, no es un criterio de baja que esta guía pueda indicar.
Excepciones
Tratamiento contable: qué dice el CTCP
El Documento de Orientación Técnica 15, actualizado en junio de 2024, se refiere a PH residenciales o mixtas de los grupos 2 y 3. Para cuotas consignadas sin soporte, contempla una cuenta separada dentro de cuentas por cobrar, con saldo crédito, u otras cuentas de naturaleza pasiva mientras se concilia. No prescribe una única cuenta para toda diferencia bancaria.
El concepto 2022-0602 indica que el tratamiento debe estar en las políticas contables. También recuerda que la contabilidad está bajo responsabilidad del administrador (2022-0602). El contador debe evaluar el marco aplicable y los hechos de la copropiedad. Esta guía no propone códigos de cuenta ni asientos para un caso particular.
Fuentes oficiales
Fuentes oficiales
Consultadas el 25 de octubre de 2026: CTCP, DOT 15, página 37; conceptos del CTCP 2023-0218, 2022-0602 y 2023-0545. Son orientaciones generales, no decisiones sobre una copropiedad concreta.
Siguiente paso
Información educativa, no asesoría legal ni tributaria. Consulte su caso con un abogado o contador colombiano.
Información educativa, no asesoría legal, tributaria ni contable. Consulte a un abogado o contador público colombiano para su caso. Educational information, not legal or tax advice.
Solicite la muestra gratuita de la lista de verificación.
Preguntas frecuentes
¿Qué son las consignaciones sin identificar en propiedad horizontal?
Son recaudos que aún no se pueden aplicar a una unidad con los soportes disponibles. Deben quedar reconocidos mientras se concilian las diferencias.
¿Siempre se registran como un pasivo?
La DOT 15 del CTCP cubre PH residenciales o mixtas de los grupos 2 y 3. Contempla una cuenta separada de cuentas por cobrar con saldo crédito u otras cuentas de naturaleza pasiva. El contador evalúa el tratamiento aplicable.
¿Basta que el valor coincida con la cuota?
En el control propuesto, el valor solo es una pista. La revisión compara el movimiento bancario, el soporte y la unidad antes de aplicar el pago.
¿Se pueden borrar las consignaciones antiguas?
El CTCP remite la baja al marco contable, los términos legales de prescripción y el juicio de la administración sobre materialidad. El concepto 2023-0545 no fija un plazo automático para borrar partidas. Consulte a un contador y a un abogado colombianos para su caso.
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