Recaudo con referencia en propiedad horizontal

El recaudo con referencia vincula un pago con la referencia capturada mediante un convenio bancario. Un abono agrupado puede reunir varios pagos, como muestra el servicio de recaudo de Bancolombia.

Qué es

Convenio, archivo Asobancaria y abonos agrupados

El convenio de recaudo define cómo el banco recibe y reporta los pagos. La referencia ayuda a vincular el pago con una unidad. Su significado depende del convenio y de la lista de referencias de la copropiedad.

Bancolombia documenta abonos consolidados o detallados. El período y los pagos incluidos en un abono agrupado requieren confirmación para ese convenio. Una línea del extracto puede no identificar cada unidad.

Recaudo Nacional de BBVA describe la consulta del detalle por BBVA net cash y la entrega de información en estructuras avaladas por Asobancaria. Son ejemplos de servicios bancarios. La disponibilidad para una PH concreta requiere confirmación.

Soporte	Qué se revisa
Extracto bancario	El abono que aparece en la cuenta.
Detalle de recaudo	Los pagos y referencias que forman el abono.
Estado de cuenta y recibo	La aplicación del pago revisado a la unidad.

A quién aplica

Esta guía sirve a administradores, contadores y consejos que revisan recaudos de propiedad horizontal (PH). Trata el cruce entre detalle y abono bancario. La conciliación bancaria completa también incluye egresos, cargos y otros movimientos.

La guía de cuotas de administración explica los cobros. La guía de intereses de mora trata los intereses. Una referencia de pago no resuelve esos temas.

Pasos

Cómo pedir el detalle al banco

Solicitud sugerida para la persona autorizada ante el banco:

1. Identifique la copropiedad, el convenio, la cuenta receptora y el período.
2. Solicite el detalle de recaudo que respalda cada abono agrupado.
3. Pida el formato, la versión y la guía de campos de ese convenio.
4. Solicite las referencias disponibles, el estado, el código de transacción y los totales del lote.
5. Pregunte cómo se relacionan la fecha de pago, el ciclo y la fecha del abono.
6. Confirme la ruta de descarga y el permiso del usuario para descargar.
7. Pida las tarifas y los soportes de deducciones o devoluciones.

Archivos Asobancaria y PSE

El centro de ayuda de PSE publica anexos de Asobancaria 1998, 2001 y 2011, además de formatos PSE. Estas estructuras tienen campos distintos. La consulta de transacciones distingue estado, ciclo, referencia y código de seguimiento. La referencia de pago no siempre es el código de seguimiento de PSE.

El manual del Portal Recaudadores de Grupo Aval, versión 5 del 20 de mayo de 2022, describe las descargas en la sección 5.8. Indica que esa opción no está disponible si la captura del pago usa múltiples referencias. Remite a la consulta de transacciones y su exportación a Excel. Esa es la instrucción de esa edición; el portal actual requiere confirmación.

1. Confirme qué estructura entrega el banco.
2. Conserve el archivo original antes de trabajar con una copia.
3. Mantenga las referencias como texto para conservar los ceros iniciales.
4. Revise el formato de los valores con la guía de campos recibida.
5. Conserve todos los campos de referencia necesarios para identificar la unidad.
6. Para pagos PSE, pida el Código Único de Seguimiento (CUS) completo si el archivo lo omite o lo recorta.

Cómo conciliar el detalle con un abono agrupado

Secuencia sugerida de revisión. No es un formulario oficial ni una orden para registrar asientos:

1. Seleccione la cuenta, el convenio y el lote del abono bancario.
2. Separe los recaudos aprobados de los demás estados según las definiciones de la fuente.
3. Compare la cantidad y la suma del detalle con los totales de control del archivo.
4. Compare el total del lote con el abono correspondiente.
5. Explique cada diferencia con soportes bancarios de fechas, devoluciones o cargos.
6. Vincule cada referencia respaldada con el estado de cuenta de la unidad.
7. Revise que el abono agrupado y su detalle no creen recibos duplicados.
8. Registre las diferencias pendientes para revisión del contador.
9. Archive los originales con la decisión de revisión.

Si el banco confirma un abono bruto, se compara el lote completo con ese abono. Si confirma un abono neto, la diferencia necesita deducciones soportadas. Una comisión cobrada aparte corresponde a su propio movimiento bancario. Lo que no tiene explicación queda pendiente.

Costos

La orden de recaudos de Bancolombia separa el cobro diario o mensual de comisiones del abono consolidado o detallado. La frecuencia de cobro no indica el período del abono. El formato no fija una tarifa universal ni las condiciones de otros bancos.

1. Pida los cargos pactados por la cuenta, los canales y el servicio de recaudo.
2. Confirme qué impuestos aplican a cada cargo cotizado, si corresponde.
3. Confirme si cada cargo aparece aparte o reduce el abono.
4. Compare el cargo real con su factura o soporte bancario.

Documentos

Archivo de revisión sugerido: convenio, lista de referencias, guía del formato, detalle de recaudo, extracto completo, cartera y soportes de cargos. El informe del administrador puede usar las explicaciones sin repetir cada dato privado de los pagos.

Plazos

La hora del pago, el ciclo y la fecha del abono se revisan por separado. La consulta al banco debe precisar el período y los pagos de cada abono. Los documentos citados no fijan un corte ni un plazo de entrega para todos los bancos.

Errores frecuentes

• Contar dos veces. El abono agrupado y su detalle describen dinero relacionado, no ingresos adicionales.
• Usar solo el valor. Dos valores iguales no prueban qué unidad pagó.
• Confundir archivos. El archivo de valores por cobrar no demuestra que el dinero llegó.
• Forzar el cruce. Una diferencia sin explicar no es automáticamente una comisión.

Excepciones

Un pago por fuera del convenio puede no traer la referencia. Los pagos parciales, las referencias erradas y las devoluciones requieren revisión aparte. El convenio y el soporte del pago determinan la evidencia disponible. Consulte consignaciones sin identificar para las aplicaciones pendientes.

Para obtener el soporte bancario por cuenta propia, consulte el acceso de consulta del consejo o revisor fiscal.

Fuentes

Consultadas el 26 de octubre de 2026:

• Bancolombia: recaudo físico.
• Bancolombia: orden de recaudos, parámetros de cuenta y comisiones.
• BBVA: Recaudo Nacional.
• PSE: centro de ayuda para empresas, consultas y estructuras de archivos.
• Grupo Aval: manual del Portal Recaudadores, versión 5, sección 5.8; edición del 20 de mayo de 2022.

Información educativa, no asesoría legal, tributaria ni contable. Consulte a un abogado o contador público colombiano para su caso. Educational information, not legal or tax advice.

Siguiente paso

Solicite la muestra gratuita de la lista de verificación.

Preguntas frecuentes

¿Por qué aparece un solo abono por varios pagos de administración?

El banco puede agrupar los recaudos según el convenio. El detalle permite revisar los pagos que forman ese abono. El período y la forma de abono requieren confirmación para ese convenio.

¿El archivo Asobancaria reemplaza el extracto bancario?

No. El detalle de recaudo respalda las referencias de pago. El extracto muestra los movimientos de la cuenta. La revisión los vincula sin contar dos veces el mismo dinero.

¿Qué pasa si el detalle no suma lo mismo que el abono?

La diferencia necesita soportes. Se revisan fechas, devoluciones y cargos documentados, sin dar por probada ninguna causa. Lo que no se resuelve queda pendiente.

¿Un valor igual permite identificar el apartamento?

No. La referencia y los soportes requieren revisión. Dos valores iguales no prueban qué unidad pagó.

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