RUB DIAN: beneficiarios finales, plazos y actualización
En general, una SAS colombiana privada debe reportar sus beneficiarios finales. El reporte va al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) de la DIAN. La SAS constituida desde el 1 de junio de 2023 tiene dos meses desde su inscripción en el RUT para el reporte inicial (Resolución 227 de 2025, arts. 1.4.1.4 y 1.4.1.10, texto vigente).
A quién aplica
Entidades y exclusiones
La resolución vigente incluye sociedades nacionales, establecimientos permanentes y ciertas estructuras sin personería jurídica. También incluye determinadas personas jurídicas extranjeras con inversión en Colombia. Tener un accionista extranjero no exime a la SAS colombiana. El artículo 1.4.1.5 contiene exclusiones específicas. Incluye entidades de participación totalmente pública, ciertos organismos diplomáticos o internacionales acreditados y organismos de acción comunal bajo condiciones. No es una exención general para una SAS privada (arts. 1.4.1.4–1.4.1.5, con la modificación de 2026). Para la decisión sobre la forma de propiedad, consulte comprar a nombre propio o mediante una SAS.
Esta guía usa la resolución compilada con sus modificaciones. No presenta una campaña inicial antigua como plazo actual. Para las entidades constituidas u obligadas al 31 de mayo de 2023, el plazo inicial fue el 31 de julio de 2023. Para las posteriores, el plazo general es de dos meses. Cuenta desde la inscripción en el RUT, el registro de la estructura o el nacimiento de la obligación, según corresponda. Los organismos de acción comunal tienen una regla especial distinta (art. 1.4.1.10).
Personas que debe identificar
- La persona natural que tenga al menos el 5% del capital o de los derechos de voto, sola o con otras, directa o indirectamente. También incluye a quien se beneficie de al menos el 5% de los activos, rendimientos o utilidades bajo esas condiciones.
- A la persona natural que, sola o junto con otras, ejerza control directo o indirecto por otros medios, aunque no alcance ese porcentaje de participación.
- Si ninguno de esos criterios identifica a alguien, al representante legal, salvo que otra persona natural tenga mayor autoridad de gestión o dirección.
Son los criterios del artículo 1.4.1.6. La resolución también contiene reglas para accionistas nominales, acciones al portador, beneficiarios condicionados y estructuras dentro de la cadena de propiedad. Una sociedad extranjera accionista no es la persona final que debe identificar. La SAS debe revisar la cadena hasta las personas naturales que correspondan.
Pasos
- Dibuje la cadena de propiedad y control hasta llegar a las personas naturales.
- Aplique los criterios de participación y control a esa cadena.
- Reúna los datos de identificación y número tributario, incluidos los países de expedición.
- Registre nombres, fecha y país de nacimiento, nacionalidad y residencia, según corresponda.
- Registre departamento o estado, ciudad, dirección, código postal y correo, según corresponda.
- Registre el criterio de reporte, los porcentajes individuales de participación y beneficio, y las fechas de inicio o fin de la calidad de beneficiario final.
- Incluya la responsabilidad Informante Beneficiarios Finales en el RUT de la sociedad antes del reporte.
- Presente la información mediante el servicio electrónico del RUB de la DIAN.
- Guarde la constancia de presentación y los soportes usados para identificar a cada persona.
Los artículos 1.4.1.8, 1.4.1.9 y 1.4.1.17 fijan los datos y la debida diligencia. Dé prioridad a los datos colombianos de identificación, NIT, nacionalidad y residencia cuando lo exija el artículo 1.4.1.8. Si agota las gestiones necesarias y no logra identificar a alguien, informe esa situación y sus razones. Continúe buscando los datos (reglas vigentes del RUB).
Costos
El trabajo incluye identificar personas, revisar documentos y preparar el reporte. Pida al asesor que detalle esos servicios y sus honorarios por escrito. Esta guía no publica un cobro por presentar el RUB ni un honorario profesional estándar.
La falta de reporte, los datos erróneos o incompletos y la falta de actualización se sancionan según el artículo 658-3 del Estatuto Tributario. El artículo 651 puede aplicar si la información de debida diligencia solicitada por la DIAN falta, llega tarde, tiene errores o no corresponde a lo pedido. No entregar información al obligado a reportar o darle información falsa también puede generar sanciones civiles o penales. Son vías legales distintas, no una multa única para todo incumplimiento del RUB (art. 1.4.1.20).
Documentos
Conserve los soportes mientras la persona sea beneficiaria final y durante al menos cinco años desde que pierda esa calidad. La liquidación tiene una regla propia de conservación (art. 1.4.1.18).
Plazos
Revise si hubo cambios frente al último reporte al 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre. Si hubo cambios, actualice dentro del mes siguiente contado desde la fecha de revisión. Si no hubo cambios, no debe presentar actualización por ese corte (art. 1.4.1.11).
La DIAN publica estos vencimientos de actualización para 2026: 2 de febrero, 4 de mayo, 3 de agosto y 3 de noviembre. Aplican cuando corresponde actualizar; no sustituyen el plazo del reporte inicial (calendario DIAN 2026). Los cambios en datos de contacto reportados también pueden exigir actualización, además de los cambios de propiedad o control.
El artículo 1.4.1.19 prevé excepciones por fallas técnicas atribuibles a la DIAN y por fuerza mayor. Consulte el aviso oficial antes de aplicar un plazo distinto (reglas de contingencia).
Errores frecuentes
No termine la revisión en una sociedad extranjera accionista. No descarte el control porque la participación esté por debajo del porcentaje. No confunda la renovación de matrícula con el RUB. Consulte el calendario anual de la SAS para las otras obligaciones y cómo cerrar una SAS inactiva para el cierre.
Fuentes
Información educativa, no asesoría legal ni tributaria. Consulte a un abogado colombiano o a un contador público para evaluar la cadena de propiedad y las obligaciones de su sociedad.
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Preguntas frecuentes
¿Una SAS con accionista extranjero debe presentar el RUB?
En general, sí. Una SAS colombiana de propiedad privada debe reportar a sus beneficiarios finales aunque su accionista sea extranjero.
¿Todos los accionistas son beneficiarios finales?
No. Debe aplicar los criterios de participación, beneficio y control. El umbral de participación o beneficio es del 5%. El control puede existir por debajo de ese porcentaje.
¿Debo actualizar cada trimestre si nada cambió?
No. Revise los cambios al 1 de enero, 1 de abril, 1 de julio y 1 de octubre. Si no hubo cambios, no debe presentar actualización por ese corte.
¿Basta con reportar la sociedad extranjera accionista?
No. La SAS debe revisar la cadena de propiedad y control para identificar a las personas naturales que correspondan.
¿Cuál resolución contiene las reglas vigentes del RUB?
Las reglas compiladas están en el título 4, capítulo 1, de la Resolución 227 de 2025, con sus modificaciones. Consulte el texto vigente de la DIAN.
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