TRA en Colombia: cómo llenar la tarjeta de registro hotelero
Los prestadores de alojamiento turístico deben registrar a sus huéspedes colombianos y extranjeros en la TRA. Esto incluye las viviendas turísticas. La Tarjeta de Registro de Alojamiento reemplaza la tarjeta de registro hotelero y sirve como prueba del contrato de hospedaje (Ley 2068 de 2020, artículo 22).
A quién aplica
La Resolución 700 de 2021, modificada por la Resolución 409 de 2022, regula este registro. Incluye al huésped principal y a cada acompañante. La excepción para establecimientos de estancia por horas, identificados con CIIU 5530, no es una excepción general para viviendas turísticas.
Para acceder al sistema se necesita un RNT activo y acceso al correo registrado. Consulte cómo renovar el RNT. La TRA no reemplaza el reporte de extranjeros en SIRE.
Pasos
Portal web
El formulario web sirve para prestadores con internet que no usan un sistema de gestión de alojamiento. Estos pasos siguen el manual de usuarios directos conectados.
- Abra el portal oficial TRA.
- Seleccione «Solicitar contraseña» si es su primer acceso.
- Envíe la solicitud con el número de RNT activo.
- Revise la contraseña en el correo registrado en el RNT.
- Inicie sesión con el RNT y la contraseña.
- Abra «Nuevo huésped».
- Diligencie el formulario del huésped principal.
- Pregunte al huésped principal si autoriza el tratamiento de datos y acepta los términos.
- Marque las opciones solo si el huésped acepta.
- Pulse «Enviar».
- Diligencie el formulario de cada acompañante.
- Pregunte a cada acompañante si autoriza el tratamiento de datos y acepta los términos.
- Marque las opciones solo si ese acompañante acepta.
- Envíe cada formulario de acompañante.
- Compruebe los registros en «Huéspedes registrados».
El manual explica cómo corregir las fechas y el valor del alojamiento en el historial. Si los datos del prestador están mal, la corrección se hace en el registro de origen. El formulario de huéspedes no permite cambiar esos datos.
Conexión API
MinCIT también permite integrar un sistema de gestión de alojamiento, conocido como PMS. Su manual de integración explica la API y la clave de acceso, llamada token. La API registra al huésped principal y relaciona a los acompañantes con ese registro.
- Consulte el manual oficial de integración.
- Solicite el token mediante el mecanismo oficial con el RNT activo.
- Configure la conexión con el responsable técnico de su sistema.
- Compruebe los resultados de los envíos.
El token llega al correo registrado en el RNT. No es necesario comprar software para usar el formulario web. Un envío a la TRA no demuestra que se hizo el reporte de SIRE.
Costos
La ficha oficial indica que el trámite no tiene costo.
Documentos
El artículo 7, modificado en 2022, pide los siguientes datos:
- Tipo y número de identificación y nombre completo de cada huésped.
- Ciudad de residencia, ciudad de procedencia y motivo principal del viaje.
- Fechas de ingreso y salida.
- Tipo de acomodación, número de habitación y valor total pagado por alojamiento.
El sistema toma del RNT los datos de identificación del prestador. El artículo 7 también pide el operador del alojamiento, el total de unidades de alojamiento y la capacidad disponible en camas o plazas. El prestador diligencia estos datos una vez y los actualiza cuando cambian. Los datos de viaje del huésped principal se replican para los acompañantes, salvo que sean distintos. No basta con indicar cuántos acompañantes hay: cada persona tiene su registro.
Plazos
- Con conexión a internet: el artículo 8 exige registrar en línea según los instructivos de MinCIT. El formulario incluye las fechas de ingreso y salida. El manual permite corregir esas fechas y el valor del alojamiento cuando cambia la estadía.
- Sin conexión ni infraestructura tecnológica: el artículo 8 establece un registro local diario. El consolidado mensual se reporta el primer día hábil del mes siguiente, según el instructivo oficial.
La entrega mensual corresponde al mecanismo sin conexión. No es un plazo general para todos los alojamientos. Para una duda sobre el momento de envío de un registro en línea, use el canal oficial de soporte que enlaza la ficha de la TRA.
Errores frecuentes
Incumplir las normas turísticas puede dar lugar a sanciones administrativas. La Ley 2068, artículos 28 y 29, prevé la actuación de la Superintendencia de Industria y Comercio. Según la infracción, las medidas pueden incluir multas y cancelación del RNT. La sanción depende del procedimiento y de la gravedad de la falta. Para acordar las tareas de reporte en el contrato, consulte cómo contratar un administrador de inmuebles.
Los errores frecuentes son omitir acompañantes, confundir TRA con SIRE y usar datos de contacto desactualizados. Los datos personales requieren medidas de seguridad y acceso restringido. La Resolución 409 regula esta responsabilidad del prestador.
Fuentes
- Ley 2068 de 2020, artículo 22
- Resolución 700 de 2021
- Resolución 409 de 2022
- ficha oficial
- manual de usuarios directos conectados
- portal oficial TRA
- manual de integración
Información educativa, no asesoría legal ni tributaria. Para su caso, consulte a un abogado colombiano. Las normas y los manuales oficiales están enlazados en cada sección.
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Preguntas frecuentes
¿La tarjeta de registro hotelero y la TRA son distintas?
La Ley 2068 de 2020 cambió la tarjeta de registro hotelero por la Tarjeta de Registro de Alojamiento. La TRA incluye las viviendas turísticas y sirve como prueba del contrato de hospedaje.
¿La TRA incluye a huéspedes colombianos?
Sí. Se registra al huésped principal y a cada acompañante, tanto colombiano como extranjero.
¿Puedo enviar todas las tarjetas una vez al mes?
El envío mensual corresponde al mecanismo sin conexión del artículo 8. El prestador sin conexión lleva un registro local diario. Reporta el consolidado el primer día hábil del mes siguiente. Los prestadores conectados registran en línea según los instructivos de MinCIT.
¿Necesito comprar un programa para usar la TRA?
No. Existe un formulario web para prestadores con internet y sin PMS. La API es otra opción para integrar un sistema de gestión de alojamiento.
¿Qué necesito para entrar al portal TRA?
Un RNT activo y acceso al correo registrado en el RNT. El portal permite solicitar la contraseña inicial.
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