Cierre mensual de una copropiedad: lista de verificación
El artículo 51 de la Ley 675 deja la contabilidad de la copropiedad bajo responsabilidad del administrador. Ese artículo no fija un día universal de cierre mensual.
Qué es
El cierre mensual reúne los registros del período y las partidas pendientes en un archivo de revisión. Esta lista propone un control interno. No es un formulario legal, un dictamen ni la aprobación de las cuentas anuales.
A quién aplica
Las funciones siguientes parten de la Ley 675 y la Ley 43 de 1990. Las tareas mensuales propuestas deben ajustarse al reglamento y al encargo profesional.
| Responsable | Función legal |
|---|---|
| Administrador | Conserva la responsabilidad contable del artículo 51, numeral 5. Prepara y somete al consejo, cuando existe, los documentos del numeral 4. |
| Contador | El artículo 2 de la Ley 43 comprende los servicios contables. El alcance contratado debe respetar los deberes profesionales, incluida la independencia del artículo 37.3. |
| Consejo, cuando existe | Considera los documentos del artículo 51, numeral 4. El artículo 55 enmarca sus decisiones en los fines de la copropiedad y el reglamento. No fija una aprobación mensual. |
| Revisor fiscal, cuando existe | Ejerce control sobre las operaciones según el artículo 57. La Ley 43 exige independencia de criterio. El artículo 7 exige evidencia válida y suficiente para emitir un dictamen. |
El numeral 4 incluye cuentas anuales, informe para la asamblea, presupuesto, balance anterior, balances de prueba y ejecución presupuestal. La orientación del CTCP, páginas 64 y 70, distingue esas funciones. Los informes de gestión distintos al cierre fiscal no requieren aprobación del consejo, certificación ni dictamen. El revisor fiscal no prepara la información contable ni toma decisiones administrativas.
La decisión de la asamblea sobre los estados financieros, según el artículo 38, tiene otro alcance. Consulte cuándo es obligatorio el revisor fiscal para las reglas y excepciones de su nombramiento.
Pasos
Lista de verificación del cierre mensual
Secuencia sugerida para el administrador y el equipo contable. Cada revisión deja un resultado, una referencia al soporte y un responsable de seguimiento.
- Defina el período del cierre.
- Asigne un responsable a cada tarea de preparación y revisión.
- Obtenga el extracto completo de cada cuenta de la copropiedad.
- Compare los saldos iniciales con el cierre anterior.
- Compare la cartera por unidad con los cobros, recibos y ajustes soportados.
- Concilie los movimientos bancarios con la contabilidad.
- Liste aparte los abonos sin identificar con sus soportes disponibles.
- Revise los egresos contra facturas, pruebas del pago y autorizaciones aplicables.
- Remita los ajustes contables propuestos al contador.
- Prepare el informe del período para el consejo, cuando exista.
- Registre las preguntas pendientes y las fechas de seguimiento acordadas.
- Guarde un respaldo fechado de los originales y de los resultados revisados.
- Compruebe que la persona autorizada puede abrir el respaldo.
El acceso de consulta al extracto explica cómo obtener el soporte por una persona autorizada. La conciliación bancaria desarrolla el cruce detallado. El proceso propuesto deja las claves bancarias personales con su titular.
Para abonos agrupados, consulte el detalle de recaudo. Para aplicaciones dudosas, consulte consignaciones sin identificar. Una partida pendiente necesita explicación; por sí sola no demuestra una conducta indebida.
Costos
Esta lista no fija honorarios. El acuerdo de trabajo propuesto puede separar recolección de soportes, preparación contable, revisión y tareas adicionales. Un contador colombiano puede evaluar el alcance para la copropiedad.
Documentos
Archivo sugerido: extractos, cartera por unidad, conciliación, lista de pendientes, facturas, recibos, registros contables, ejecución presupuestal e informe al consejo. La guía del informe del administrador explica su contenido.
El control del respaldo puede incluir índice de archivos, período, versión y lista de acceso. La Ley 1581, artículos 4 y 17, exige seguridad para los datos personales. Un informe de mayor circulación puede usar totales sin datos personales innecesarios.
Plazos
El calendario de esta lista propuesta es interno. Depende del reglamento, las decisiones válidas y los contratos. El artículo 51 no fija una fecha mensual común de entrega. Los plazos tributarios y otras obligaciones legales requieren revisión aparte.
En general, el artículo 39 exige asamblea ordinaria al menos anual, en la fecha del reglamento. Si no fija fecha, corresponde dentro de los tres meses siguientes al vencimiento del período presupuestal. El administrador debe convocar esa asamblea ordinaria con al menos 15 días calendario de anticipación. Son reglas de la asamblea, no del cierre mensual.
Errores frecuentes
- Tomar el saldo bancario como todo el cierre. La cartera y la contabilidad necesitan su propia revisión.
- Ocultar recaudos pendientes. Una aplicación forzada esconde la pregunta sin resolver.
- Presentar el informe interno como dictaminado. El archivo de revisión no es un dictamen.
- Reemplazar los soportes originales. Una corrección posterior necesita registro y versión propios.
Excepciones
El artículo 25 permite no constituir asamblea en vivienda de interés social o prioritario con cinco o menos viviendas. En ese caso, el reglamento debe definir cómo tomar decisiones. Una copropiedad sin consejo necesita una ruta de informes acorde con su estructura legal.
Los deberes especiales requieren revisión aparte. Consulte cuotas de administración e intereses de mora. Esta lista no determina declaraciones tributarias, cobros ni asientos para un caso concreto.
Fuentes
Fuentes consultadas el 26 de octubre de 2026.
- Ley 675 de 2001: artículos 25, 38, 39, 51 y 55 a 57
- Ley 43 de 1990: artículos 2, 7 y 37
- CTCP: Orientación Técnica 15, junio de 2024, páginas 15, 64 a 65 y 70
- Ley 1581 de 2012: artículos 4, 13 y 17
Información educativa, no asesoría legal ni tributaria. Consulte su caso con un abogado o contador colombiano. Educational information, not legal or tax advice.
Siguiente paso
Solicite la muestra gratuita de la lista de verificación.
Preguntas frecuentes
¿La ley exige cerrar el mismo día de cada mes?
Los artículos citados de la Ley 675 no fijan un día universal de cierre mensual. El calendario interno requiere revisar reglamento, decisiones válidas y contratos.
¿Quién responde si el contador prepara la contabilidad?
El administrador conserva la responsabilidad del artículo 51, numeral 5. El contador también responde por sus deberes profesionales y el alcance contratado.
¿El revisor fiscal debe preparar la conciliación?
No. La orientación del CTCP separa el control del revisor fiscal de la preparación contable y de las decisiones administrativas. La Ley 43 exige independencia de criterio.
¿El cierre puede mostrar pagos pendientes de identificar?
La lista sugerida conserva esos pendientes con soportes, responsable y seguimiento. No autoriza asientos sin respaldo para forzar un cruce.
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