Informe del administrador de PH: rendición de cuentas
El administrador de propiedad horizontal debe preparar las cuentas anuales, el informe para la asamblea y la ejecución presupuestal. Debe presentarlos al consejo de administración, cuando exista, conforme al artículo 51 de la Ley 675 de 2001.
¿Qué debe presentar el administrador a la asamblea?
El artículo 51, numerales 1 y 4, incluye el inventario y balance del ejercicio anterior, las cuentas anuales, el informe para la asamblea, los balances de prueba y la ejecución presupuestal. También exige un presupuesto detallado de ingresos y gastos para el nuevo ejercicio, incluidas las primas de seguros.
La asamblea aprueba o imprueba los estados financieros y el presupuesto, según el artículo 38, numeral 2. La revisión del consejo no reemplaza esa decisión. La contabilidad sigue bajo dependencia y responsabilidad del administrador, aunque un contador prepare la información, según el artículo 51, numeral 5.
Esta guía trata al administrador de la copropiedad. El administrador contratado para un inmueble particular tiene otro alcance.
¿Cuándo se presentan las cuentas anuales?
El artículo 25 permite que las copropiedades de vivienda de interés social o prioritario con cinco o menos viviendas no constituyan asamblea. En ese caso, el reglamento debe definir cómo se toman las decisiones. Las reglas de asamblea que siguen describen el régimen general.
En general, el artículo 39 exige una reunión ordinaria al menos una vez al año, en la fecha del reglamento. Si el reglamento no fija fecha, debe hacerse dentro de los tres meses siguientes al cierre del período presupuestal. El administrador debe convocar con al menos 15 días calendario de anticipación.
Esos 15 días son el aviso de convocatoria. No los presente como un plazo universal para enviar todos los informes o ejercer inspección. La DOT 15 del CTCP, página 64, recomienda definir un procedimiento de inspección mediante la asamblea si el reglamento guarda silencio. Para fechas y acceso a documentos de una copropiedad, consulte a un abogado colombiano.
Informe por uso del fondo en la emergencia de 2026
El artículo 10 del Decreto 1423 de 2026 exige un informe cuando el administrador usa su facultad temporal de gasto del fondo. Debe presentar cuentas comprobadas a la primera asamblea posterior. También debe informar los gastos al revisor fiscal, cuando exista. Estos deberes tienen el alcance territorial y de afectación acreditada del decreto. Consulte las reglas temporales por el sismo y su duración. Pregunte a un abogado colombiano cómo aplican a una copropiedad concreta.
Informe anual e informe periódico al consejo
La DOT 15 del CTCP, página 64, distingue los documentos de cierre de los informes que se preparan durante el año. Para el cierre, describe la revisión y aprobación previa del consejo, si existe, antes de presentar los estados financieros, el informe de gestión y el presupuesto a la asamblea.
Para los informes de gestión distintos a los de cierre fiscal, el CTCP indica que no requieren aprobación del consejo ni certificación o dictamen. Cita como ejemplos balances de prueba, cartera y ejecución presupuestal. Esa orientación se refiere a esos informes, no elimina las reglas de los estados financieros de cierre.
Los artículos citados no fijan un mismo día mensual de entrega para todas las PH. Revise el reglamento y el alcance contratado para organizar los reportes periódicos.
Cómo organizar el informe de gestión
Estructura sugerida a partir de la DOT 15 del CTCP, página 65. No es un formulario oficial ni reemplaza los estados financieros:
- Indique el período cubierto por el informe.
- Explique las principales diferencias entre presupuesto y ejecución.
- Describa la cartera, incluida la cartera morosa y las acciones de cobro realizadas.
- Explique las cifras relevantes de los estados financieros.
- Describa las operaciones con copropietarios que prestan servicios a la copropiedad.
- Informe los hechos importantes entre el cierre del ejercicio y la asamblea.
- Resuma la gestión.
- Declare el cumplimiento normativo de la copropiedad.
La DOT 15 del CTCP recomienda explicar la situación y la gestión con soporte. Una cifra de cartera no demuestra por sí sola que falte un pago. Los recaudos pendientes requieren revisión antes de presentarlos como deuda: consulte consignaciones sin identificar y la conciliación bancaria.
Documentos para respaldar el informe
Lista de trabajo sugerida: reglamento, actas que aprueban el presupuesto y las cuotas, estados financieros, balances de prueba, ejecución presupuestal y soportes de las cifras explicadas. Para cobros e intereses, use las guías de cuotas y fondo de imprevistos e intereses de mora.
Para el fondo de imprevistos, la DOT 15 del CTCP, página 35, sugiere mostrar saldo inicial, consignaciones, rendimientos, usos o retiros y saldo final. Un saldo del banco sin ese detalle no explica el movimiento del fondo. Remita las diferencias al contador para revisión; no cambie registros solo para que el informe cuadre.
Si existe revisor fiscal, su dictamen cumple otra función. Consulte cuándo se exige revisor fiscal y cómo se separa su trabajo.
Costos y errores frecuentes
Esta guía no fija honorarios de preparación o revisión. La DOT 15 del CTCP, página 65, recomienda precisar en el contrato del contador las actividades adicionales y sus costos. Identifique quién reúne soportes, prepara información y revisa diferencias.
No confunda saldo bancario, cartera y ejecución presupuestal. No presente un reporte periódico como si fuera un estado financiero dictaminado. No use la aprobación del consejo como reemplazo de la aprobación de la asamblea.
Fuentes oficiales
También consultado el 25 de octubre de 2026: Decreto 1423 de 2026.
Consultadas el 25 de octubre de 2026: Ley 675 de 2001, artículos 25, 38, 39 y 51; DOT 15 del CTCP, actualización de junio de 2024, páginas 15, 35 y 64–65. Las recomendaciones del CTCP no resuelven casos particulares.
Información educativa, no asesoría legal, tributaria ni contable. Consulte a un abogado o contador público colombiano para su caso. Educational information, not legal or tax advice.
Practique con pagos de ejemplo
Pruebe la demo de conciliación de pagos de PH. Funciona en su navegador y no guarda archivos ni decisiones en un servidor. La sesión permanece solo en memoria y se borra al recargar o cerrar. Las descargas quedan en su equipo. La demo no prepara ni aprueba el informe de gestión y no certifica pagos.
Siguiente paso
Preguntas frecuentes
¿Qué debe contener el informe del administrador de PH?
El artículo 51 exige cuentas anuales, informe para la asamblea, presupuesto, balance del ejercicio anterior, balances de prueba y ejecución presupuestal. La DOT 15 recomienda explicar variaciones, cartera, cifras relevantes y gestión.
¿El consejo aprueba las cuentas en lugar de la asamblea?
No. La DOT 15 describe una revisión previa del consejo, cuando existe. El artículo 38 de la Ley 675 reserva a la asamblea aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto.
¿El informe mensual al consejo debe tener dictamen?
La DOT 15 distingue los informes de gestión distintos a los de cierre fiscal. Indica que esos informes no requieren aprobación del consejo, certificación ni dictamen. No es una excepción a las reglas de los estados financieros de cierre.
¿Cuándo se presentan las cuentas a la asamblea ordinaria?
En general, el artículo 39 exige una reunión ordinaria anual, en la fecha del reglamento o dentro de los tres meses posteriores al cierre presupuestal. El administrador debe convocar con al menos 15 días calendario. El artículo 25 permite que la vivienda social o prioritaria de cinco o menos viviendas no constituya asamblea; el reglamento debe definir cómo se decide.
¿Hay un formato oficial único de informe de gestión de PH?
Esta guía propone una estructura basada en la DOT 15. No presenta un formato oficial. El reglamento, las decisiones de la asamblea y el trabajo contratado deben revisarse para cada copropiedad.
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